VETC Go — Cẩm nang Vận hành

SOP giao – nhận & quản lý xe cho đối tác (Carpla / Showroom) + hướng dẫn dùng app giaoxe.vetcgo.vn. Làm theo từng bước, không phải suy đoán.

VETC Go = nền tảngĐối tác = giao–nhận & quản lý xePortal là sổ cái chính

PHẦN A — SOP Giao nhận & Quản lý xe

0 · 5 nguyên tắc vàng

① Mọi thao tác PHẢI cập nhật lên Portal ngay (Portal là sổ cái chính — Zalo/điện thoại KHÔNG thay thế).
② KHÔNG giao xe khi khách chưa thanh toán đủ hoặc thiếu giấy tờ.
③ Mọi ảnh chụp phải có ngày–giờ.
④ Đối chiếu ảnh lúc nhận với ảnh lúc giao.
⑤ Mọi phát sinh phải ghi thành case có người theo dõi.

1 · Vòng đời trạng thái xe

Sẵn sàng → Giữ chỗ → Đã xác nhận → Đang chuẩn bị → Sẵn sàng giao → Đang thuê → Chờ trả → Chờ vệ sinh → Sẵn sàng

⛔ Ngoại lệ: Bảo trì · Thiếu giấy tờ · Tạm khoá · Ngừng khai thác.

2 · Chuẩn bị xe — xong ≥30 phút trước giờ giao

Bắt đầu khi: đơn đã xác nhận · khách đã thanh toán · xe đã được phân bổ · đã biết giờ & địa điểm giao.

Checklist (đủ mới chuyển “Sẵn sàng giao”):

Chuyển xe sang trạng thái “Đang chuẩn bị”
Kiểm tra ngoại thất + nội thất + taplo (đèn cảnh báo lỗi)
Kiểm tra đèn, gương, mâm, cản, lốp, cửa sổ trời
Kiểm tra nhiên liệu + số km (ODO)
Kiểm tra giấy tờ theo xe + chìa khoá + phụ kiện
Kiểm tra GPS/MID + Etag/tài khoản VETC hoạt động
Vệ sinh, hút bụi; bổ sung nước làm mát / nước rửa kính (nếu cần)
Chụp ảnh tình trạng xe (có ngày–giờ)
Chuẩn bị hợp đồng + biên bản bàn giao
Đánh dấu “Sẵn sàng giao” (trước giờ giao ≥30 phút)

⛔ KHÔNG giao nếu thiếu giấy tờ / GPS / Etag. Xe lỗi trước giờ giao → đổi xe cùng class; đổi class hoặc hết xe → báo quản lý. Đổi màu/option → báo khách trước ≥30 phút.

3 · Giao xe

Điều kiện: đơn đã xác nhận · khách thanh toán đủ · xe “Sẵn sàng giao” · đã thống nhất giờ & địa điểm.

3a. Kiểm tra khách & hồ sơ

Xác nhận đúng biển số xe giao (đối chiếu đơn trên Portal)
Kiểm tra CCCD / hộ chiếu
Kiểm tra GPLX + điểm GPLX trên VNeID
Đối chiếu người lái = người ký hợp đồng
Xác nhận khách đã thanh toán đủ

3b. Cùng khách kiểm tra xe & chụp ảnh bắt buộc

Chụp gì	Chi tiết
Taplo	Số km (ODO) + mức nhiên liệu
8 góc xe	4 góc chéo + 4 cạnh xe
Nội thất	Ghế, taplo, trần
Lỗi / trầy xước	Mọi vết chưa sửa (ghi nhận trước)
Giấy tờ / chìa / phụ kiện	Kiểm đếm đủ

3c. Ký & bàn giao

Giải thích hợp đồng + biên bản bàn giao
Hướng dẫn dùng xe (nổ/tắt máy, đèn, vào số, cửa sổ trời, ghế điện, nắp xăng/cổng sạc, Bluetooth, khoá trẻ em, bảo quản chìa khoá)
Nhắc quy định: phí ETC, phụ phí, trách nhiệm khi có sự cố
Khách ký hợp đồng + biên bản → bàn giao xe & chìa khoá
Cập nhật Portal: “Đang thuê” + giờ giao thực tế + biển số thực tế
Cập nhật báo cáo doanh thu

Thiếu giấy tờ → kiểm VNeID định danh mức 2 (có CCCD+GPLX); không xác minh được → báo quản lý, KHÔNG giao. Chưa thanh toán đủ → KHÔNG giao. Hệ thống lỗi → dùng hợp đồng giấy có dấu, cập Portal sau. Khách không đồng ý tình trạng xe → ghi biên bản, thống nhất trước khi giao.

4 · Hỗ trợ trong chuyến

Kênh: Zalo + gọi trực tiếp. Đối tác trực hỗ trợ trong & ngoài giờ; ca khẩn cấp/vượt quyền → chuyển quản lý.
Theo dõi GPS/MID: quá tốc độ, mất tín hiệu, hành trình bất thường, vào khu hạn chế/gần biên giới.
Tai nạn/hư hỏng: Đối tác chủ trì xử lý; VETC Go điều phối thông tin. Hướng khách báo bảo hiểm, giữ hiện trường nếu cần.

5 · Nhận xe & hoàn tất — có mặt trước 15–20 phút

Cùng khách ghi nhận số km + mức nhiên liệu; chụp ảnh (có ngày–giờ)
Kiểm tra giấy tờ, chìa khoá, phụ kiện; nội/ngoại thất, taplo, đèn, lốp, mâm, cản, gương, cửa sổ trời
Kiểm phí ETC trên tài khoản VETC
Đối chiếu với ảnh + biên bản lúc giao → xác định phát sinh
Tính & thu phụ phí (nhiên liệu, ETC, trễ giờ…) → cập nhật đơn
Hoàn cọc cho khách (trừ phát sinh nếu có)
Chuyển “Chờ vệ sinh” → vệ sinh → kiểm lần 2 → “Sẵn sàng” khai thác lại
Đóng đơn trên Portal; ghi nhận đánh giá

6 · Xử lý phát sinh

Tình huống	Xử lý
Trầy nhẹ (không ảnh hưởng an toàn/vận hành)	Ghi nhận đủ + có phương án bồi thường/BH → xe vẫn khai thác; báo khách booking kế tiếp về tình trạng xe
Hư hỏng đáng kể	Chuyển “Bảo trì”, khoá lịch Portal, kiểm booking kế; escalate nếu chi phí >1.000.000đ hoặc ngừng khai thác ≥1 ngày
Trả trễ < 60 phút	Hỗ trợ, không tính phí
Trả trễ > 60 phút	80.000đ / giờ
Trả trễ > 5 giờ	Tính thêm 1 ngày thuê
Phạt nguội	Tạo case riêng, liên kết Booking ID; phối hợp Pháp chế làm việc với khách

7 · Quản lý xe trên Portal (đối tác cập nhật)

Trạng thái sẵn sàng / bận · Giá thuê & phí · Địa điểm nhận–trả · Lịch bận & đặt trước
ODO, nhiên liệu, tình trạng xe · Hạn đăng kiểm / bảo hiểm / giấy tờ · Lịch bảo dưỡng
Ảnh giao xe, nhận xe & bằng chứng sự cố

🔒 Tạm khoá xe ngay khi: bảo dưỡng · thiếu giấy tờ · bận ngoài hệ thống. Đồng bộ trạng thái với hệ thống bán hàng của showroom để tránh trùng.

8 · SLA & ngưỡng

Mốc	Chuẩn
Xác nhận / từ chối đơn	Trong thời hạn đã thoả thuận
Chuẩn bị xe xong	≥ 30 phút trước giờ giao
Có mặt nhận xe	Trước 15–20 phút
Cập nhật Portal sau mỗi thao tác	Ngay lập tức
Escalate quản lý	Chi phí >1tr · ngừng khai thác ≥1 ngày · vượt quyền

✅ Hoàn tất mỗi bước = trạng thái Portal khớp thực tế + ảnh/biên bản đã lưu + phụ phí đã thu + phát sinh (nếu có) đã tạo case có người theo dõi.

PHẦN B — Hướng dẫn dùng App (giaoxe.vetcgo.vn)

Mở trình duyệt → vào giaoxe.vetcgo.vn (nên “Thêm vào màn hình chính” để dùng như app).
Đăng nhập bằng email + mật khẩu được cấp. Lần đầu nên đổi mật khẩu.
Nếu không thấy mục cần dùng (vd “Đội xe”) → đăng xuất & đăng nhập lại để cập nhật quyền.

Lỗi “The database connection is closing / IDBDatabase” = do mở nhiều tab đăng nhập quá nhanh → đóng bớt tab và tải lại trang.

2 · Màn hình chính & các tab trạng thái

Trang chủ hiển thị đơn theo các tab trạng thái, xử lý lần lượt từ trái sang:

Chờ xếp xe → Chờ giao → Đang thuê → Chờ trả → Đã nhận / Hoàn tất

Bấm vào một đơn để xem chi tiết: khách, xe, thời gian thuê, giá trị đơn, chi phí phát sinh · ETC, trạng thái thanh toán, ODO.
Nút hành động chính ở cuối mỗi đơn đổi theo trạng thái (Xếp xe → Giao xe → Nhận xe về…).
Nút chuông 🔔 = thông báo đơn/cập nhật mới.

3 · Nhận đơn & xếp xe

Đơn mới (từ app/mini-app/Mioto/tự tạo) rơi vào tab “Chờ xếp xe”.
Với đơn nguồn ngoài cần xác nhận, xác nhận đơn trước để đi tiếp.
Bấm “Xếp xe” → chọn xe cụ thể (đúng class, đang trống) → đơn chuyển sang “Chờ giao”.
Đơn có tài xế (xe có lái): nhập thêm thông tin Người lái (CCCD + GPLX) rồi mới đi tiếp.

4 · Giao xe trên app

Mở đơn ở tab “Chờ giao” → bấm “Giao xe”.
Kiểm tra hồ sơ khách (mục 3a phần A).
Nhập ODO lúc giao + mức nhiên liệu.
Up ảnh: ODO/taplo, 8 góc xe, nội thất, hợp đồng, biên bản bàn giao (BBBG), ảnh lỗi/trầy (nếu có).
Thu tiền/cọc: chọn hình thức thanh toán; nếu khách thanh toán ngay dù đơn “thanh toán sau” → dùng option thu ngay (QR / nhập số đã thu).
Khách ký → xác nhận giao → đơn chuyển “Đang thuê”.

Một số tính năng đang được nâng cấp: chụp ảnh trực tiếp trong app, ô “Thanh toán hết”, nhập “Thông tin xuất hoá đơn” sớm. Trong lúc chờ, cứ ghi chú vào đơn để đội kỹ thuật bổ sung.

5 · Nhận xe trên app

Đến hạn trả → mở đơn “Đang thuê / Chờ trả” → bấm “Nhận xe về”.
Nhập ODO lúc nhận + nhiên liệu; up ảnh hiện trạng + ETC.
Đối chiếu với ảnh lúc giao → nhập chi phí phát sinh nếu có (nhiên liệu, ETC, trễ giờ, hư hỏng).
Xác nhận → hoàn cọc → đơn chuyển “Chờ vệ sinh / Hoàn tất”.

6 · Kho xe & “Cài bận”

Vào Kho xe để xem toàn bộ xe theo trạng thái (đã thuê, bảo dưỡng, sẵn sàng…).
Cài bận một xe khi xe không khai thác (bảo dưỡng, bận ngoài hệ thống): bấm vào xe → “Cài bận” → chọn khoảng ngày, hoặc Theo giờ (8h–20h).
Xe cài bận sẽ bị block khỏi việc nhận đơn trong khoảng đó.

7 · Quản lý xe (giấy tờ, ODO, giấy phép)

Mở một xe để xem/cập nhật: biển số, dòng xe, mảng kinh doanh, hub, ODO, giấy tờ.
Giấy tờ sắp/đã hết hạn hiện đỏ. Nếu đỏ do sai ngày → sửa lại đúng ngày; nếu hết hạn thật → up ảnh giấy tờ/bảo hiểm mới.
Cập nhật ODO kèm ảnh đồng hồ làm bằng chứng.

8 · Báo cáo doanh thu

Xem doanh thu theo từng điểm và theo kỳ (tháng). Lọc theo nguồn: VETC Go/ERP, Mioto, Ngoài.
Các chỉ số: doanh thu thuê xe, phụ phí, tổng, đã chốt / chưa chốt, trả sau (công nợ).
Bấm vào một đơn trong danh sách để xem chi tiết đơn đó.

Doanh thu ghi nhận theo giá đã gồm VAT — không trừ thuế (Mioto 750/820, xe hệ thống 790, phí ETC/phát sinh đã gồm VAT).

9 · Lưu ý chung

Mọi thao tác trên app = cập nhật thẳng dữ liệu thật → làm cẩn thận, đúng đơn.
Ảnh & biên bản là bằng chứng khi có tranh chấp — chụp đủ, rõ, có ngày–giờ.
Gặp lỗi/thiếu tính năng → ghi vào group cải tiến hoặc báo đầu mối để đội kỹ thuật xử lý.